Günümüzde SAP projelerinin sayısı oldukça artmış durumda. Hayata geçirilen SAP projelerinin başarısı ise tartışılması ve değerlendirilmesi gereken bir konu. Bu makalede tartışacağımız konu SAP projelerinde başarılı bir şekilde ilerlemenin adımları olacaktır. Konuşacağımız maddeler proje yönetim metodojilerinden çok SAP projelerinin teknik açıdan süreç analizleri ve bu süreçlerin yönetimsel olarak bizlere sağlayacağı faydaları içermektedir. Farklı bir şekilde söyleyecek olursak başarılı SAP projelerinde ki “Başarılı” bölümü SAP danışmanlarının çıkartabileceği kaliteli işleri kapsamaktadır.
Doğru analiz, Doğru karar, Doğru tasarım
SAP projelerinin büyük çaplı olduğunu düşünürsek karar mekanizmalarının çok büyük öneme sahip olduğunu da görebiliriz. Karar mekanizmaları ise belli noktalarda kendi seçimlerini yapmalıdır. Karar mekanizmaları birden fazla kişiden oluşan bir grup da olabilir, belli bir pozisyondaki yöneticiler de olabilir. Kararın etkileyeceği hangi birim/kişi varsa onları da kapsayan bir sürece girmiş olursunuz. Bir kararı verebilmek için iyi bir değerlendirme yapmış olmanız gerekir özellikle söz konusu bir şirketin iş süreçlerini yönetmek ve onlara işlerinin kolaylaştıracak çözüm/çözümler sunmaksa. Ortada değerlendirmemiz gereken bir konu/süreç/iş varsa en temelde analiz edilmelidir. Bu analiz süreci en basit görünen işlerde bile detaylı bir şekilde gerçekleştirilmelidir çünkü büyük bir döngünün içerisindeki en ufak birimin yapabileceği bir yanlışın tüm herkese sonuçları olabilir. Ne de olsa bir zincir en zayıf halkası kadar güçlüdür. İyi bir analizin tek taraflı gerçekleştirilmesi çok sağlıklı değildir. Analiz metodlarıyla ilgili birçok alanda kullanılan yöntemler mevcut, bu alanlar arasında eğitim ve Ar-Ge gibi alanlar en başta yer almaktadır. Doğru analiz yöntemininin belirlenmesi başlangıç için iyi bir adım olacaktır. SAP danışmanlarının daha çok bu noktada modül danışmanlarının sorumluluğunda ilerleyen bir süreçten bahsediyoruz. Ancak her ne kadar sorumluluk danışmanların tarafında olsa da müşteri tarafı da bu noktada büyük etki yaratabilir. Müşterinin iş süreçlerinin detaylı bir şekilde danışmanlara aktarılması oldukça üzerinde durulması gereken bir konudur. Bu adımda oluşacak herhangi bir hata iki tarafı da olumsuz olarak etkileyecektir. O yüzden her iki taraf birbirine karşı kendini ne kadar sorumlu hisseder ve süreç analizine sahip çıkarsa bu noktada oluşan bir kıvılcım yangına dönüşmeden engellenebilir. Erken müdahale hayat kurtarır da diyebiliriz. Bu açıdan düşündüğümüz zaman iki basamaklı bir onay sisteminin geliştirilmiş olması gerekiyor hem müşteri hem danışman tarafından alınan onaylar.
SAP ile ilk defa karşılan müşteriler özellikle bu süreçte zorlanabiliyor, kendilerini çok yanlış ifade edebiliyor. Bu durumda ise modül danışmanlarının tecrübesi büyük rol oynuyor. Müşterinin bazen sade bir şekilde ne istediğini anlamak önemli olurken bazen de müşteri “leb” demeden danışmanın “leblebiyi” anlaması gerekebiliyor ve bununla birlikte müşteriyi yönlendirmesi bekleniyor. Modül danışmanlarının bu süreçlerde, güven verici, sabırlı ve güler yüzlü olması tecrübelerini ifade etmesi için müşteri üzerinde olumlu etki yaratabiliyor. Modül danışmanları için bu noktada işler zaman zaman süreç analizi yapmaktan çıkıp, müşteri ilişkilerini yönetmek gibi bir noktaya geliyor. Tabi ki müşteri ilişkilerini de iyi yönetmelidir bir modül danışmanı ancak bu noktada müşterilerin de modül danışmanlarına kulak vermesi ve onların tecrübelerini anlamaya çalışması gerekmektedir. Az öncede söylediğimiz gibi analiz süreci karşılıklıdır ne ekersek onu biçeriz. Yine bu noktadan konuyu yakalayacak olursak SAP projelerine geçiş sırasında bir firmanın iş süreçlerini düzenlemesi ve değiştirmesi de önemli bir konudur. Oldukça yüksek rakamlarla yapılan yatırımlar karşısında otuz yıl boyunca kullanılan tek bir süreci değiştirmeden SAP üzerine uygulamaya çalışmakta her zaman doğru sonuç getirmeyebilir. Böyle büyük bir sürecin içerisindeyken şirketin orta ve uzun vadede ki hareket, konum ve pozisyonunu düşünerek geleceğe yönelik kararlar alınmalı ve bu kararlar gerekirse şirketlerin dönüşümlerine dahi bir basamak olabilmeli. Özellikle müşteriler bu noktaya dikkat etmesi gerekmektedir. Modül danışmanları bu yönlendirmeleri her zaman yapmalıdır, atılması gereken ilk adımlardan birisidir bu dönüşümü düşünmek. Farklı alanların ortak ve iyi özelliklerini birleştirecek bir danışmanın yetişmesi/yetiştirilmesi önemlidir. SAP müşterileri sadece kendi firmalarına çözüm üretmeye çalışırken, birden fazla sektörde veya aynı sektörde birden fazla firmayla bu iş süreçlerini tartışan bir modül danışmanının fikrini almak/tecrübelerini dinlemek ve yeniliklere açık olmak hiçbir zaman kötü bir sonuç doğurmaz aksine şirketlere büyük bir rekabet avantajı sağlayacaktır. Modül danışmalarının da kendilerini bu kapsamda geliştirmeleri müşteriler ve SAP sektörü açısından kritik bir noktadır.
Doğru analiz, doğru karar için iyi bir alt yapı olacaktır. Doğru kararlar da doğru sistem tasarımlarının yapılmasına yardımcı olacaktır. Bu tasarım SAP danışmanlarının işinin kalitesi arttıracağı gibi her adımında müşteriyi de memnun edecektir. Bu tasarım sayesinde projelerin zamanında ve bütçesinde tamamlanması için en büyük adım atılmış olur.
Planlama Stratejileri & Danışman Planlama
Süreç analizlerinden sonra alınan kararlar bizlere ne yapmamız gerektiğini söyleyecektir. Yapmamız gerekenleri bildiğimiz sürece planlama yapmak amaçlarımıza ulaşmak için çizdiğimiz yoldur. Bu noktada yapılması gereken ilk şey ihtiyaç planlamasıdır. Analiz sonuçları bizlere projenin ne kadar sürede yapılacağını gösterir. Bu süreler çeşitli sebeplerden dolayı artabilir veya azalabilir. Ancak proje için ortalama belirlenen süre bir yıl ise bu projeyi daha kısa sürede tamamlamaya çalışmak günü kurtarsa da uzun vadede zararlara sebep olacaktır. Analiz bölümünde tartıştığımız, yenilikçi olma ve uzun vadeli planlar yapma noktasında büyük sorunlara sebep olabilir. Planlamalar yapılırken en çok dikkate alınması gereken nokta budur. Bununla birlikte danışmanların planları projenin gidişatına büyük oranda etkisi vardır. Danışmanların belli bir döngüyle, ihtiyaç sürelerine göre planlanması gerekmektedir. Bir danışmanın üzerinde sağlıklı bir çalışma yapabilmesi için aynı anda ortalama iki proje olmalıdır. Aksi takdirde fazla projeye bölünen danışmanın verimi düşecektir, ufak gibi görünen noktalarda yapabileceği hatalar kelebek etkisi yaratabilir veya fazladan çalışma yapmaya sebep olabilir. Danışmanların bu noktada kendi sınırlarını bilmeleri ve ona göre hareket etmelidir çok önemlidir. SAP projelerinde stres seviyesi yüksektir ve bu durum kontrol edilmesi zor bir konudur. O yüzden bir projenin kalitesi danışman üzerindeki stresle ters orantılıdır diyebiliriz. Ancak bu cümle hiç stres olmayan yerde çok iyi projeler çıkar algısını oluşturmasın çünkü arada bir denge noktası mevcut o denge bozulursa fazla rahat projeler rehavete sebep olacaktır. Dengenin kurulması ilk olarak danışmanlarda başlar ve proje yönetimi tarafında biter.
Yazılım Mimarisi için süreç tasarımı
Süreç tasarımının iyi yapılması, yazılım mimarisinin de sağlıklı yaratılması için temel bir konudur. Yazılım mimarisinin kurulması da kolay bir süreç değildir. Süreç tasarımından ayrıldığı en büyük nokta, yazılım mimarisinin belli bir sınırının olmamasıdır. Bir süreç yüzlerce farklı yoldan yazılımsal olarak tasarlanabilir. Mantıksal hata içermeyen her yöntem doğru şekilde çalışacaktır ancak bu yazılım mimarisini oluşturmak için kesinlikle yeterli değildir. Bu noktada ABAP danışmanlarının tecrübesi önemlidir. Bir projenin mimarisini tasarlamak sadece işi yapabilmekten ibaret değil, bu mimarinin “Nasıl?” daha verimli ve iyi olacağını tartışmakla ilgilidir. Süreçsel tasarımlar alınan bir kararla değiştirilebilir belki ancak sistem mimarileri alınan kararlarla maalesef hızlı bir şekilde değiştirilemez. Arka planda teknik bir süreç oluşturulduğu için tüm yapı birbirine bağlı ve etkileşimli olarak hareket eden bir mekanizmadır. Bu mekanizmayı değiştirmek iş süreci açısından kolay görünebilir ama çoğu zaman göründüğü kadar kolay da değildir. O yüzden iş süreçlerinin tasarımı ve kararları bu noktada hayati önem taşımaktadır. Analiz kısmında ekilenler sistem mimarisi oluşturulurken biçilir.
Sistem mimarisi kurulurken ilk olarak düşünülmesi gereken iş sürecine uygun olmasıyken ikinci olarak düşünülmesi gereken tek şey teknik olarak işlerin ne kadar az eforla ne kadar çok verim alınacağı üzerine olmalıdır. Yapılan tasarım kısa vadeli veya sadece o anki istekleri kapsamamalıdır. Yapılan tasarım üzerinde sonradan ekleme, çıkarma ve düzenlemelere izin verecek bir tasarım olmalıdır. Yazılım mimarisini oluşturan danışman bu sistemi başka birisine devrettiğinde zaman kaybetmeden adapte olunabilecek şekilde tasarlamalıdır. Bu durumda en önemli konu “Parametrik Mimari” yapabilmektir. Parametrik mimari yapmak en başta fazla zaman alsa da uzun vadede inanılmaz bir iş gücü kazandıracaktır. Bu yüzden ABAP danışmanlarının en hassas yaklaşması gereken konu parametrik sistem tasarımı diyebiliriz.
“Repair” gördün mü kaç! Yoksa düşersin 🙂
SAP’nin dünya üzerinde bu kadar başarılı olması ve stabilize kalabilmesi iyi bir standard oturtabildiği içindir. Bu standartlar dünyanın her yerinde aynıdır. Hangi ülkede olursa olsun hangi sektörde olursa olsun belli standart süreçler mevcuttur ve bu kısımlar işin büyük çoğunluğunu kapsamaktadır. Bu standart yapılar sizlerinde tahmin edebileceği gibi yılların bilgi birikimine ve analizine dayanmaktadır. Yukarıda tartıştığımız analiz bölümünü otuz yılı aşkın süredir devam ettiren ve üzerine ekleyerek ilerleyen bir yapıdan bahsediyoruz. Bu yüzden SAP olabildiğince ek geliştirmeden uzak durmak ister ve kesinlikle “Repair” yapılmasını istemez. SAP içerisinde “Repair” yapmak demek SAP’nin ürününü atomik seviyede değiştirmek demek. Söz konusu durumda en önemli konu “Atomik seviyede” bir değişikliğin yapmamasıdır. Ne zaman bu seviyede bir değişiklik yapılırsa o sürece bağımlı birçok nokta olumsuz etkilenecektir. Bu değişiklikler ön görülebilen hataları doğurabileceği gibi öngörülmeyen hataları da beraberinde getirecektir. Hiçbir zaman yapılan “Repair” cezasız kalmaz, belki kısa belki orta belki de uzun vadede yapılan “Repair” büyük sorunlara sebep olabilir. O güne kadar o değişiklik üzerine yapılmış olan tüm çalışmaları çöpe atıp yeniden bir yapı kurmanızı gerektirecek durumlarla karşılaşabilirsiniz. Bu durumda size iş ve zaman kaybından başka bir şey getirmeyecektir. Zaman zaman danışmanlar standard üzerinde yapılacak değişikliklerin göz çıkartmayacağını düşünebilirler ancak bu durum da sistem üzerinde yapılacak bir “Upgrade” durumunda karşılaşacağınız problemleri düşünmek gerekiyor. Sistem versiyon yükseltmesi sırasında SAP’nin önceki kodları ezmesi veya SAP tarafından yapılacak büyük değişiklikler tüm tasarımınızı bozabilir ve yine değişiklikleriniz üzerine yaptığınız çalışmaları çöpe atmanıza sebep olabilir. Sonuçta standardda yapılan değişikliğe güvenip bir süreç tasarlamanız sizin dışınızda bir yapıya güvenmeniz demektir. SAP ileride kendi kurduğu yapının değişmeyeceğinin garantisini vermiyor ki veremez zaten bu yüzden “Repair” işlemlerinden kesinlikle kaçınılmalıdır. Başarılı SAP projelerinin hepsini incelediğimizde olabildiğine standard üzerinden ilerleyen süreçler bulunur. Müşteriye özel ek ürünlerin geliştirilmesi veya değişiklikler standard süreç tasarımına ve metodolojisine uygun yapıldığı sürece herhangi bir problem olmayacaktır. Bu tarz durumlarda en iyi adımın analizden geçtiğini hiçbir zaman unutmamalıyız.
Yeni SAP Teknolojilerinin Takip Edilmesi
Bunlarla birlikte ABAP danışmanları yeni çıkan SAP teknolojilerini takip etmelidir. Bu takip iş süreçlerinde taleplere vereceği cevapların sayısını arttırmaktadır. Bir danışman bu sayede birden fazla perspektiften konuyu ele alabilir ve çözüm üretebilir. Hepsi dışında düşünecek olursak yeni ürünlerin ilgili taleplere hazır çözümleri olabilir veya yeni gelişmeler yapılacak işin süresini kısaltıp verimi arttırmasına olanak sağlayabilir. Bu şekilde ilerleyen bir süreçte projelerin başarısız olması veya müşterinin memnuniyetsiz olması gibi bir durum neredeyse imkansız gibidir. Tüm SAP danışmanları da kendilerini geliştirirken, kendi kapsamlarını bu şekilde genişletmeleri her zaman projelerin kalitesi artacaktır.
Tüm bunları düşünecek olursak, konuştuğumuz her bir başlığın detaylı içeriklere sahip olduğunu öngörebiliriz. Bu başlıklar haricinde projelerdeki en büyük anahtarlardan bir tanesi de, danışman özverisi ve motivasyonudur. Yaptığı işi seven ve kaliteli iş çıkartmaya çalışan her danışman, yapabildiğinin en iyisini ortaya çıkarttığı için her daim gelişecektir ve daha hızlı öğrenecektir. Bu durum kişinin danışmanlık karakterini de beraberinde getirecektir. Ancak unutmamak lazım ki SAP projelerinde danışmanların özverisi ve motivasyonu tüm proje süreci boyunca içsel olarak yönetilemez. Bu noktada dışarıdan motivasyon önemli rol oynayacaktır. Proje ekibindeki uyum en büyük motivasyonlardan birisi olurken, proje yönetimi tarafından alınan kararlar ve danışmana karşı olan güven de danışmanların performansında önemli yere sahip olacaktır.
